Import z Chin – co warto wiedzieć? Praktyczne wskazówki dla importera

Import towarów z Chin stał się dla wielu polskich firm jednym z głównych sposobów na obniżenie kosztów zakupu i budowanie przewagi konkurencyjnej. Dynamiczny rozwój chińskiego rynku oraz liczne możliwości transportowe sprawiły, że sprowadzanie towarów jest dziś zdecydowanie prostsze niż kilkanaście lat temu.

Nie zmienia to jednak faktu, że import z państw trzecich wymaga solidnego przygotowania, zarówno od strony formalnej, jak i operacyjnej. Bez tego łatwo o opóźnienia, dodatkowe koszty lub problemy z dopuszczeniem towaru do obrotu.

Najczęściej importowane towary z Chin do Polski

Sprowadzane z Chin towary obejmują bardzo szerokie spektrum produktów – od elektroniki użytkowej po wyposażenie wnętrz. W praktyce polscy importerzy najczęściej decydują się na:

• Elektronikę i sprzęt AGD
  Smartfony, tablety, akcesoria komputerowe, drobna elektronika użytkowa (ładowarki, słuchawki, kable) oraz małe urządzenia AGD, w tym sprzęt kuchenny i oświetlenie LED.
• Odzież i tekstylia
  Ubrania, obuwie, dodatki oraz materiały tekstylne – dzięki konkurencyjnym cenom i dużej różnorodności modele z Chin pozwalają szybko reagować na zmieniające się trendy.
• Zabawki i akcesoria dla dzieci
  Zabawki edukacyjne, hulajnogi, rowerki, gry, akcesoria dla niemowląt – to segment o stale rosnącym popycie, wymagający jednocześnie szczególnej uwagi pod kątem bezpieczeństwa i certyfikacji.
• Maszyny i urządzenia przemysłowe
  Zarówno maszyny produkcyjne, jak i specjalistyczny sprzęt wykorzystywany w budownictwie, przemyśle czy rolnictwie. W tym segmencie kluczowe jest dopasowanie parametrów technicznych do potrzeb instalacji i serwisu.
• Meble i artykuły wyposażenia wnętrz
  Meble, elementy oświetlenia, dywany, dekoracje, artykuły kuchenne i łazienkowe. Produkty z tej kategorii często podlegają personalizacji (kolorystyka, materiał, wykończenie) pod potrzeby konkretnej marki.

Musisz wiedzieć, że przy większości z wymienionych grup towarów, istotne znaczenie ma oznaczenie CE – potwierdzające, że produkt spełnia wymogi Unii Europejskiej w zakresie bezpieczeństwa, ochrony zdrowia i środowiska. Brak zgodności z przepisami lub nieprawidłowa dokumentacja mogą skutkować zatrzymaniem towaru bądź koniecznością wycofania go z rynku.

Szeroka dostępność produktów, możliwość wprowadzania modyfikacji pod markę własną oraz korzystny poziom cen sprawiają, że import z Chin pozostaje dla polskich firm rozwiązaniem opłacalnym. Przy właściwej organizacji logistyki i wsparciu doświadczonej firmy spedycyjnej cały proces może przebiegać sprawnie i przewidywalnie.

Proces importu z Chin – jak zacząć?

Punktem wyjścia jest precyzyjne określenie potrzeb Twojej firmy:

• jakie produkty chcesz importować,
• w jakich ilościach,
• na jakim etapie rozwoju jest Twój biznes (test rynku vs. stałe dostawy).

Dla początkujących przedsiębiorców mniejszy, pilotażowy import może być dobrym sposobem na sprawdzenie popytu i jakości współpracy z dostawcą, zanim zdecydują się na większe partie towaru.

Kolejny etap to wybór dostawców. Możesz współpracować bezpośrednio z producentem lub z chińską hurtownią. Współpraca z hurtownią oznacza z reguły:

• łatwiejszy dostęp do szerokiego asortymentu,
• możliwość mniejszych zamówień,
• szybszy czas realizacji w przypadku produktów dostępnych od ręki.

Niezależnie od modelu współpracy, konieczna jest weryfikacja dostawcy (doświadczenie, referencje, certyfikaty, stabilność firmy) oraz dokładne uzgodnienie warunków handlowych (cena, terminy, Incoterms, sposób pakowania i oznakowania).

Równolegle musisz uwzględnić formalności celne:

• sprawdzić wymagane dokumenty,
• ustalić stawkę celną i zasady naliczenia VAT dla konkretnego towaru,
• poznać procedurę zgłoszenia w polskim urzędzie celnym.

W tym zakresie realnym wsparciem jest doświadczony pośrednik lub firma spedycyjna, która zna praktykę odpraw celnych i pomoże uniknąć błędów przy pierwszych transakcjach.

Dokumenty i formalności

Przy imporcie spoza UE kluczowym punktem procesu jest odprawa celna. Na jej podstawie towar zostaje dopuszczony do obrotu, a urząd celny oblicza i pobiera należności (cło, VAT, ewentualnie akcyzę).

Aby odprawa przebiegła sprawnie, agencja celna musi otrzymać kompletny i spójny zestaw dokumentów. W przypadku braków lub nieprawidłowości urząd może:

• wezwać do uzupełnienia danych,
• zatrzymać towar na czas wyjaśnień,
• w skrajnym przypadku – zlecić odesłanie przesyłki, co generuje dodatkowe koszty i znaczne opóźnienia.

Do podstawowych dokumentów należą m.in.:

• faktura handlowa – z pełnymi danymi stron, opisem towaru, cenami, warunkami Incoterms,
• dokument przewozowy (np. konosament, AWB, list CMR),
• lista pakowa, a w zależności od rodzaju towaru również certyfikaty zgodności, świadectwa pochodzenia czy dokumenty sanitarne.

Należy bezwzględnie unikać importu towarów z podrobionymi znakami towarowymi. Tego typu ładunki nie mogą być dopuszczone do obrotu na rynku unijnym – ryzyko obejmuje nie tylko konfiskatę towaru, ale też odpowiedzialność prawną i finansową po stronie importera.

Transport towarów z Chin – jaką opcję wybrać?

Dobór środka transportu wpływa na koszty, czas dostawy i ryzyko operacyjne. Już na etapie negocjacji z chińskim kontrahentem warto ustalić nie tylko warunki cenowe, ale też realny termin dostawy i przyjęty sposób transportu.

Najczęściej wykorzystywane rozwiązania to:

• Transport morski – najczęstszy wybór przy dużych wolumenach. Kontener z Chin jest relatywnie najtańszą opcją w przeliczeniu na jednostkę ładunku. Trzeba jednak brać pod uwagę dłuższy czas tranzytu – od kilku do kilkunastu tygodni, w zależności od relacji i portu docelowego.
• Transport kolejowy z Chin – coraz popularniejsza alternatywa dla frachtu morskiego. Kolej oferuje krótszy czas przewozu, j przy kosztach zazwyczaj niższych niż transport lotniczy. To dobry wybór, gdy potrzebujesz kompromisu między czasem dostawy a budżetem.
• Transport lotniczy
  Najszybsze, ale też najdroższe rozwiązanie. Sprawdza się przy towarach wysokowartościowych, produktach o dużej wrażliwości czasowej lub w sytuacji, gdy uzupełniasz braki magazynowe „na już”.

Cena frachtu z Chin zależy m.in. od:

• wybranego środka transportu,
• wymiarów i wagi ładunku,
• sezonu i dostępności mocy przewozowych,
• aktualnej sytuacji na rynku logistycznym.

Z tego powodu warto każdorazowo porównywać aktualne oferty i scenariusze, zamiast opierać się na ogólnych stawkach sprzed kilku miesięcy.

Sprawdź: Na czym polega fumigacja kontenerów?

Bezpieczeństwo i terminowość

Planowanie importu z Chin wymaga realistycznego podejścia do terminów dostaw. Na czas realizacji transakcji wpływa nie tylko sam transport, ale również:

• czas produkcji,
• harmonogram załadunku w fabryce,
• dostępność miejsca u przewoźników,
• sytuacja w portach i na granicach.

Towar może być wysłany z magazynu dostawcy praktycznie od razu, ale równie dobrze może wymagać kilku tygodni lub miesięcy na wyprodukowanie. Do tego dochodzi czas transportu:

• transport morski – zwykle kilka tygodni,
• transport kolejowy – krócej, ale nadal liczony w tygodniach,
• transport lotniczy – najszybszy, lecz istotnie droższy.

Przed podpisaniem umowy warto:

• doprecyzować warunki dostawy (rodzaj transportu, przewidywany termin wysyłki i dostawy),
• sprawdzić, jak wygląda podział obowiązków i kosztów między stronami,
• przeanalizować Incoterms 2020 i upewnić się, że rozumiesz konsekwencje wybranej reguły (np. kto odpowiada za odprawę eksportową, kto pokrywa opłaty portowe, od kiedy ponosisz ryzyko za towar).

Dobrze opisane warunki i świadomie dobrany Incoterms to najlepsze zabezpieczenie przed nieporozumieniami i dodatkowymi kosztami w trakcie realizacji dostawy.

Wsparcie w imporcie z Chin

Samodzielne planowanie importu z Chin jest niezwykle wymagające, ale też ryzykowne. Szereg niuansów tj. podrobione certyfikaty produktów, które na pierwszy rzut oka nie różnią się od oryginałów, mogą stanowić podstawę do odmowy wprowadzenia Twojego towaru do obrotu rynkowego na terenie UE. To tylko jeden z wielu aspektów, które mogą Cię zaskoczyć, dlatego wsparcie doświadczonej firmy spedycyjnej pozwala ograniczyć ryzyko i skupić się na tym, co dla Ciebie kluczowe – na sprzedaży i rozwoju biznesu.

Import z Chin do Polski – jak wygląda proces sprowadzania towarów?

Aby bezpiecznie sprowadzić towar z Chin, warto patrzeć na cały proces nie tylko przez pryzmat ceny produktu, ale pełnego łańcucha dostaw – od pierwszego zapytania ofertowego aż po dostarczenie towaru do Twojego magazynu.

W praktyce proces importu z Chin do Polski możesz podzielić na kilka kluczowych etapów:

Analiza produktu i wstępna ocena opłacalności

Na początku definiujesz, co chcesz importować:

• rodzaj towaru (elektronika, tekstylia, zabawki, komponenty przemysłowe itp.),
• docelowe zastosowanie,
• wymagania Twoich klientów i rynku.

Na tym etapie powinieneś sprawdzić, czy dany produkt podlega szczególnym regulacjom w UE (np. wyroby medyczne, żywność, wyroby chemiczne, urządzenia radiowe). Wstępnie identyfikujesz kod taryfy celnej (HS/TARIC), by oszacować stawkę cła oraz sprawdzić, czy nie występują dodatkowe ograniczenia (np. licencje, zakazy, wymogi dotyczące certyfikacji).

Wybór dostawcy i negocjacje handlowe

Kolejny krok to znalezienie wiarygodnego partnera – producenta lub pośrednika. Możesz korzystać z platform B2B, targów branżowych lub rekomendacji.

Na tym etapie ustalasz:

• cenę jednostkową i minimalne ilości zamówienia,
• standard jakości i specyfikację techniczną produktu,
• warunki płatności (zaliczka, akredytywa, płatność po wysyłce),
• wstępne warunki Incoterms 2020, które zadecydują o podziale kosztów i ryzyka.

Weryfikacja dostawcy i próbek produktu

Zanim złożysz właściwe zamówienie, powinieneś zweryfikować wiarygodność dostawcy i rzeczywistą jakość towaru:

• zamówienie próbek i ich weryfikacja,
• sprawdzenie dokumentów rejestrowych dostawcy,
• potwierdzenie, że deklarowane certyfikaty rzeczywiście istnieją i są dopasowane do wymagań UE, a nie tylko do rynku chińskiego.

Zaplanowanie logistyki i całkowitego kosztu importu

Na tym etapie – najlepiej wspólnie z doświadczoną spedycją – analizujesz możliwe trasy i środki transportu oraz tworzysz szacunkowy „landed cost”, czyli całkowity koszt sprowadzenia produktu do Twojego magazynu. Uwzględniasz:

• koszt towaru,
• koszty transportu międzynarodowego i lokalnego,
• ubezpieczenie ładunku,
• opłaty portowe i terminalowe,
• cło, VAT i ewentualne inne należności,
• koszty obsługi celnej i logistycznej.

Przygotowanie dokumentów i wysyłka

Dostawca przygotowuje dokumenty handlowe (faktura, packing list), dokumenty zgodności oraz dokument przewozowy. Równolegle organizujesz odprawę eksportową w Chinach (zwykle po stronie dostawcy) i importową w Polsce. Towar zostaje załadowany na statek, pociąg lub samolot.

Transport i monitoring

W trakcie transportu spedytor monitoruje przesyłkę, reaguje na opóźnienia i koordynuje działania z terminalami oraz przewoźnikami. Po Twojej stronie ważne jest przygotowanie się do odprawy celnej – zebranie kompletu dokumentów i przekazanie ich do agencji celnej.

Odprawa celna i rozliczenia

Agencja celna dokonuje zgłoszenia celnego, obliczane są należności (cło, VAT, ewentualne akcyzy), a po ich uregulowaniu lub zastosowaniu odpowiedniej procedury towar dopuszczany jest do obrotu. Następnie organizujesz transport krajowy do magazynu.

Kontrola dostawy i ewentualne roszczenia

Po dostawie do magazynu dokonujesz kontroli ilościowej i jakościowej. W przypadku szkód lub braków mogą być uruchomione procedury reklamacyjne – wobec przewoźnika, ubezpieczyciela lub dostawcy, w zależności od ustalonych warunków i dokumentacji szkody.

Co obejmuje proces importu?

Import z Chin to nie tylko wysłanie przelewu do dostawcy i oczekiwanie na statek. W praktyce jest to połączenie trzech obszarów, które musisz mieć pod kontrolą:

1. Formalno-prawny – przepisy celne, wymagania UE dotyczące bezpieczeństwa produktów, certyfikaty, oznakowanie, rejestracje po stronie importera.
2. Logistyczny – organizacja transportu, wybór środka przewozu, harmonogram, punkty przeładunku, ubezpieczenie.
3. Finansowo-podatkowy – cła, podatki, kursy walut, warunki płatności, koszty portowe i terminalowe, opłaty dodatkowe.

Poniżej omawiam najważniejsze elementy tych obszarów w kontekście praktycznych działań, które powinieneś podjąć.

Weryfikacja dokumentów i certyfikatów

Jednym z kluczowych ryzyk w imporcie z Chin jest niespełnienie wymogów prawnych obowiązujących w UE. To, że produkt jest powszechnie sprzedawany na rynku chińskim, nie oznacza automatycznie, że jest dopuszczony do obrotu w Unii Europejskiej.

W praktyce powinieneś zwrócić uwagę na kilka grup dokumentów:

Deklaracja zgodności i oznakowanie CE

Dla wielu kategorii towarów (np. elektronika, zabawki, urządzenia radiowe, sprzęt ochrony indywidualnej) wymagane jest oznakowanie CE i odpowiednia deklaracja zgodności. Pamiętaj:

• CE to nie „naklejka”, ale potwierdzenie przeprowadzenia procedury oceny zgodności według właściwych dyrektyw lub rozporządzeń UE.
• W wielu przypadkach to Ty jako importer jesteś traktowany jak producent na rynku UE i odpowiadasz za to, że produkt jest bezpieczny i zgodny z prawem.
• Deklaracja zgodności powinna wskazywać konkretne normy i akty prawne, a nie być ogólnym oświadczeniem bez podstawy.

Raporty z badań i certyfikaty z laboratoriów

Organy nadzoru rynku lub organy celne mogą zażądać przedstawienia wyników badań potwierdzających bezpieczeństwo produktu (np. testy elektryczne, badania składu chemicznego czy odporności mechanicznej).

Warto:

• zweryfikować, czy badania wykonano w akredytowanym laboratorium,
• sprawdzić, czy zakres badań odpowiada wymogom UE, a nie wyłącznie lokalnym regulacjom chińskim.

Etykiety, instrukcje i oznakowanie opakowań

Wymogiem jest nie tylko bezpieczeństwo produktu, ale również prawidłowe oznakowanie:

• język polski na etykietach i instrukcjach,
• wskazanie producenta lub importera,
• piktogramy, ostrzeżenia i informacje wymagane przez specyficzne przepisy (np. dla zabawek, chemii, żywności).

Brak właściwego oznakowania może prowadzić do zatrzymania towaru, a później – do problemów przy kontroli na rynku.

Dokumenty sektorowe (fitosanitarne, weterynaryjne, sanitarne)

Jeśli importujesz towary z kategorii „wrażliwych” – np. żywność, produkty pochodzenia zwierzęcego, rośliny, część chemikaliów – musisz liczyć się z dodatkowymi wymaganiami:

• świadectwa sanitarne lub zdrowotne wystawiane przez odpowiednie instytucje w kraju pochodzenia,
• obowiązek zgłoszenia przesyłki do właściwej inspekcji na granicy UE,
• możliwość przeprowadzenia dodatkowych badań lub badań laboratoryjnych.

Weryfikację dokumentów warto przeprowadzić przed wysyłką towaru, a nie dopiero w porcie docelowym – na tym etapie pole manewru jest znacznie mniejsze.

Zobacz: Co to jest certyfikat fitosanitarny?

Warunki Incoterms 2020 – jak je ustalić, by nie narazić się na dodatkowe koszty?

Incoterms 2020 określają, kto i na jakim etapie ponosi koszty, odpowiada za formalności oraz ponosi ryzyko za towar. Dobrze dobrana reguła pozwala uniknąć sporów i „ukrytych” opłat. Źle dobrana – może sprawić, że Twoja teoretycznie korzystna cena zakupu zamieni się w nieopłacalną transakcję.

W imporcie z Chin często pojawiają się takie reguły jak:

• EXW (Ex Works) – dostawca przekazuje towar do dyspozycji w swoim zakładzie. Wszystko dalej, łącznie z organizacją eksportu z Chin, spoczywa na Tobie. W teorii daje to kontrolę, w praktyce może generować wysokie koszty lokalne i komplikacje organizacyjne.
• FOB (Free On Board) – dostawca odpowiada za dostarczenie towaru na statek w porcie załadunku. Od momentu załadunku na statek ryzyko i dalsze koszty transportu są po Twojej stronie. To często rozsądny model przy transporcie morskim.
• CFR / CIF – dostawca organizuje transport morski do portu docelowego (CFR – bez ubezpieczenia, CIF – z ubezpieczeniem). Po stronie importera pozostają opłaty lokalne w porcie docelowym, które potrafią zaskoczyć wysokością.
• DAP / DDP – dostawa do miejsca przeznaczenia (DAP) lub z opłaconymi cłem i podatkami (DDP). Wygodne, ale często mało przejrzyste, jeśli chodzi o strukturę kosztów i możliwość kontroli procesu.

Przy wyborze reguły Incoterms powinieneś odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy masz możliwość i wiedzę, aby zarządzać operacjami po stronie chińskiej (np. w modelu EXW)?
• Na którym etapie chcesz mieć wpływ na wybór przewoźnika i poziom stawek frachtowych?
• Kto odpowiada za formalności eksportowe w Chinach, a kto za importowe w Polsce?
• Jak rozliczane są lokalne opłaty portowe i terminalowe po obu stronach?
• W jaki sposób zabezpieczone jest ubezpieczenie ładunku i czy jego zakres jest adekwatny do wartości i charakteru towaru?

Ustalenie właściwej reguły Incoterms 2020 jest procesem złożonym – wymaga zrozumienia nie tylko samej definicji reguły, ale również praktycznych konsekwencji jej zastosowania na konkretnej trasie.

Jeżeli chcesz ograniczyć ryzyko sporów i „niespodziewanych” faktur po dostawie, warto zaangażować spedytora już na etapie negocjacji kontraktu, a nie dopiero, gdy towar jest gotowy do wysyłki.